Daftar Isi
Hadirnya RUPS menjadi salah satu momen penting bagi setiap perusahaan yang di dalamnya memiliki badan hukum berupa Perseroan Terbatas (PT). Lantas, apa saja syarat dan contoh undangan RUPS?
Penasaran? Yuk intip pemaparannya melalui artikel Propertree di bawah ini sampai akhir!
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, RUPS adalah singkatan dari Rapat Umum Pemegang Saham. Artinya, rapat ini akan perusahaan adakan untuk melakukan pertanggungjawaban atas kinerja kepada pemegang saham serta menetapkan kebijakan perusahaan ke depannya.
Nantinya, perusahaan akan mengirimkan surat undangan RUPS kepada para pemegang sahamnya jelang pelaksanaan rapat dimulai.
Diketahui, pada umumnya RUPS ini perusahaan laksanakan minimal satu tahun sekali atau selambat-lambatnya enam bulan sebelum penutupan buku tahunan.
Di sisi lain, perusahaan juga bisa melangsungkan RUPS Luar Biasa jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Syarat Mengikuti RUPS
Bagi para pemegang saham yang hendak mengikuti RUPS, setidaknya perlu memenuhi beberapa syarat berikut ini:
1. Menerima Panggilan RUPS
Biasanya, panggilan RUPS akan perusahaan kirimkan kepada pemegang saham yang namanya tertulis di Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal yang sebelumnya sudah ditentukan.
Panggilan RUPS ini nantinya akan perusahaan kirimkan melalui email oleh Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI).
2. Memiliki Saham di Suatu Perusahaan
Apabila Propers memiliki saham pada suatu perusahaan, berarti Propers tercatat sebagai salah satu pemegang saham tersebut.
Dalam hal ini, Propers bisa melihat apakah Propers termasuk menjadi pemegang saham di suatu perusahaan atau tidaknya melalui website KSEI.
3. Mempunyai KTP dan KTUR
Sebagai syarat mengikuti RUPS, Propers selaku pemegang saham wajib membawa KTP dan Kartu Tanda Transaksi untuk RUPS (KTUR).
KTP akan berguna untuk membuktikan identitas pemegang saham. Sementara KTUR berguna untuk menunjukkan bahwa pemegang saham berhak mengikuti RUPS.
4. Melakukan Konfirmasi Kehadiran RUPS
Syarat terakhir adalah melakukan konfirmasi kehadiran RUPS sesuai ketentuan yang berlaku. Baik itu melalui email, telepon, WhatsApp, maupun website perusahaan.
Format Penyusunan Surat Undangan RUPS
Ketika hendak menyusun surat undangan RUPS, Propers perlu memperhatikan beberapa format sebagai berikut.
1. Kepala Surat
Seperti yang diketahui bersama, kepala surat sering kali menjadi identitas utama dari segala jenis undangan, termasuk RUPS.
Kepala surat berisi nama, alamat, kontak, website resmi, hingga logo perusahaan.
2. Tanggal Surat
Berikutnya adalah penulisan tanggal surat. Fungsinya yaitu menjadi indikator atas relevansi surat undangan RUPS yang perusahaan kirimkan.
3. Nomor Surat
Pencatatan nomor surat dibuat karena dianggap sebagai salah satu bentuk kedisiplinan administratif suatu perusahaan. Sehingga, pencatatannya ditulis berdasarkan kode dari kebijakan masing-masing perusahaan.
4. Perihal
Format pada bagian ini berisi surat undangan RUPS.
5. Lampiran
Selanjutnya yaitu lampiran. Di mana bagian ini tertulis beberapa berkas yang terlampir dalam undangan RUPS.
6. Salam Pembuka
Agar menjaga sopan santun, format undangan biasanya menggunakan salam pembuka saat hendak berkomunikasi secara tertulis dengan para pemegang sahamnya.
7. Isi Surat
Bagian isi surat merupakan hal yang paling penting dalam undangan RUPS. Pada bagian isi, perusahaan harus menginformasikan waktu dan lokasi pelaksanaan rapat.
Selain itu, isi surat juga mencantumkan agenda rapat. Mulai dari persetujuan laporan tahunan, persetujuan penggunaan laba, pengesahan laporan keuangan, hingga perubahan susunan dewan komisaris beserta direksi.
8. Salam Penutup
Format kedelapan adalah salam penutup karena pelengkap dari salam pembuka yang sudah tertera pada format sebelumnya.
9. Tanda Tangan
Komponen yang terakhir adalah tanda tangan dari pembuat surat. Pada umumnya, orang yang menandatangani surat ini adalah yang memiliki wewenang yaitu direksi utama.
Contoh Surat Undangan RUPS
Di bawah ini merupakan contoh surat undangan RUPS yang perlu Propers ketahui. Simak baik-baik ya!
Itulah pemaparan seputar undangan RUPS yang penting untuk Propers ketahui. Jadi, sudah tidak bingung lagi kan siapa saja yang berhak ikut RUPS?
Kalau Propers ingin mengakses artikel informatif lainnya seputar investasi, finansial, hingga tips bisnis, kunjungi blog Propertree sekarang juga!
Baca Selengkapnya: Holding Company Adalah Perusahaan Induk, Punyakah Indonesia?
Penulis: Dhea Alvionita
